自治会の会計の仕事とは？｜毎月の記帳・領収書・通帳確認を整理

会計の仕事は「年度末に決算書を作ること」だけではありません。 毎月、帳簿・領収書・通帳などを少しずつ合わせておくことが大切です。

このページでは、 自治会会計の基本的な役割を確認したうえで、 その月の記帳・証拠書類・残高・未処理事項を 「月次会計確認表」として整理できます。

自治会の会計は何をする人？

自治会の会計担当は、 会費などの収入や、 物品購入などの支出を記録し、 帳簿や証拠書類を管理する役割を担う例があります。

神戸市の自治会活動ハンドブックでも、 会計について、 自治会運営にかかる現金の出納や備品に関する事務、 帳簿など必要書類の作成・管理を行う役割として紹介されています。

なぜ月ごとに確認するのか

千葉市の「町内自治会の手引き」では、 金銭の収入・支出を速やかに帳簿へ記録し、 支払い時の領収書を保管することに加えて、 帳簿を月末等で区切って集計し、 通帳の入出金記録と収支記録を突き合わせる方法が示されています。

神戸市の自治会活動ハンドブックでも、 収入・支出ごとに帳簿へ明細を記録し、 証拠書類を整理・保管し、 通帳や領収書等と帳簿の金額に相違がないか 確認する方法が紹介されています。

帳簿と通帳だけ合っていても終わりではない

会計確認では、 単に帳簿の合計を見るだけでなく、 その数字の根拠となるものを確認します。

例えば支出なら、 帳簿の記録と、 領収書・レシート・振込記録などが対応しているかを確認します。

預金を利用している場合は、 通帳の入出金と帳簿の記録も確認します。

現金を手元に保有している自治会では、 帳簿上の現金残高だけでなく、 実際の現金が一致しているかも確認しておくと 不明点を早く見つけやすくなります。

数字が合わないときは「要確認」にする

例えば、

• 領収書はあるが帳簿に記録されていない
• 通帳に入金があるが内容が分からない
• 帳簿には支出があるが証拠書類が見つからない
• 立替払いがまだ精算されていない
• 会費の未収が残っている

といった状態を、 分からないまま処理済みにしないことが大切です。

会計担当が一人で決めないこと

会計担当がお金を記録・管理していても、 自治会のお金について 何でも自由に決定する役という意味ではありません。

新しい支出、 予算外の支出、 会費額の変更などについては、 自分の自治会の規約、 予算、 総会・役員会などの決定方法を確認してください。

会計と監査は役割が違う

会計担当は、 日常の収入・支出を記録し、 必要な会計資料を整理します。

一方、 監査・監事は、 帳簿、通帳、証拠書類等を確認し、 会計処理や自治会運営が適切に行われているかを 別の立場から確認する役割の例があります。

神戸市のハンドブックでも、 会計と監査は別の役職例として整理されています。

決算・監査へつなげる

神戸市のハンドブックでは、 会計年度が終了したら、 各科目の帳簿を集計して決算書へ記入し、 証拠書類や預金通帳などを添えて 会計監査を受ける流れが示されています。

毎月の会計確認は、 決算書そのものを作る作業ではありません。

年度末に決算を作る前に、 一年間の途中で発生した不明点や未処理事項を 少しずつ減らすための作業です。

会計の実務ページ

この記事の根拠・出典

自治会の会計方法は団体によって異なるため、 以下は全国一律の会計規則としてではなく、 自治会会計を安全に管理するための 公的な参考資料として使用しています。