自治会・町内会の会計担当／会長向け
予算に入れていなかった支出や、 年度途中で必要になった支出へ対応するために 予備費を設ける自治会があります。 ただし、予備費なら自由に使えるという意味ではありません。
予備費の残高・使用記録を管理する何に使ったかだけでなく、 誰が・どのルールで決めたかも記録しておくと確認しやすくなります。
年度の予備費予算を入力し、 使用するたびに記録すると残額を自動計算します。
1．自治会の予備費とは？
予備費は、 年度当初には具体的な使い道や金額を見込みにくい支出へ対応するため、 支出予算の中に設けることがある科目です。
自治会の予算書では、 年度途中に発生する予定外の支出に備えて 「予備費」という科目を設けることがあります。 ただし、予備費を設けるか、 いくら計上するか、 どのような場合に使えるかは自治会ごとに異なります。
2．予備費なら何に使ってもいい？
「予備」という名前でも、 会長や会計担当が自由に使えるお金という意味ではありません。
支出前に、 その支出が自治会の目的・事業に必要なものか、 既存の予算科目で処理する支出ではないか、 どの決定手続きが必要かを確認します。
3．使う前に確認する4つ
個人的な支出ではなく、 自治会活動に必要なものか確認します。
行事費、備品費、会議費など、 本来の科目で処理すべき支出か確認します。
会長、役員会、総会など、 自治会で定めている決定方法を確認します。
支出理由、金額、決定日、領収書などを 後から確認できる状態にします。
4．役員会で決めれば必ず使える？
これも自治会の規約や予算の決め方によります。
総会で承認した予算について、 年度途中の変更や予備費使用を どこまで役員会に任せているかは自治会ごとに異なります。
規約・会計規程・過去の総会議案などを確認し、 判断できない場合は役員会や総会で確認してください。
5．予備費を使ったら何を記録する？
- 使用した日
- 支出内容
- 支払額
- 予備費を使った理由
- 誰が・どこで決定したか
- 領収書等の証拠書類
- 使用後の予備費残高
「予備費使用 30,000円」だけではなく、 後から監査や総会で見た人が 支出内容を確認できる状態にします。
6．予備費を使った後は帳簿にも記録
予備費の使用記録だけ作って終わりではありません。 実際に自治会のお金を支払った場合は、 自治会で使っている現金出納帳や会計帳簿へ記帳します。
7．年度末の決算ではどうする？
年度末には、 予備費として予算計上した金額と、 実際に何へいくら使用したのかを 帳簿・領収書・使用記録等から確認します。
自治会で使用している決算書様式に合わせて、 必要な科目へ実績を整理します。
8．予備費が足りなくなったら？
残高が不足する場合に、 他の予算科目から自由に金額を移してよいとは限りません。
予算の変更、流用、補正などを 自治会内でどのように扱うか、 規約・会計ルール・総会決議等を確認してください。
9．補助金・助成金の予算は別に確認
自治会内部では予備費として扱える支出でも、 補助金・助成金の対象経費になるとは限りません。
補助事業では、 費目変更や事業内容変更に事前承認が必要な場合もあるため、 最新の交付要綱・手引き・担当窓口を確認してください。
10．予算書を作る段階で予備費をどう考える？
予備費は、 「収入と支出を一致させるために適当に入れる数字」 ではありません。
過去の実績や年度途中に起こり得る支出を見ながら、 自治会として必要な金額を検討します。