自治会総会の議事録の書き方｜記録漏れ・議案・出席数を最終確認

総会議事録は「文章がきれいか」より、 実際の総会で何が行われ、何が決まったのかを 後から確認できることが重要です。

このページでは、 議事録を書いたあとに、 規約・出席集計・議案書・採決結果などと照合して、 記録漏れや要修正項目を確認できます。

議事録を作る前に「自分の自治会の規約」を確認する

総会議事録に何を書くかは、 すべての自治会・町内会で完全に同じとは限りません。

横浜市や千葉市が公開している自治会規約例には、 日時・場所、 会員数・出席者数、 審議事項・議決事項、 議事の経過と結果、 議事録署名人などを記録する例があります。

ただし、 これは自治体が示している規約例です。 自分の自治会の現在の規約に 同じ内容がそのまま定められているとは限りません。

開催日時・場所は総会案内と照合する

まず、 議事録に記載した開催日、 開始・終了時刻、 会場などが実際の総会と一致しているか確認します。

前年のファイルを複製して使った場合は、 前年の日付や会場が残っていないかも確認してください。

会員数・出席者数は「記憶」で書かない

総会の成立に関係する人数を議事録へ記載する場合は、 受付表や出席集計など、 当日の正式な記録と照合します。

本人出席、 委任状、 書面表決などを どのように扱うかは自治会の規約によって異なります。

議案名は議案書と同じ番号・名称にする

議事録だけを読むと分かりやすくても、 議案書と議案番号が違っていると、 後からどの議案の結果なのか確認しにくくなります。

例えば、 総会資料が 「第3号議案　2027年度事業計画案」 となっているなら、 議事録側も同じ議案番号・題名と対応させます。

各議案は「結果」まで残す

議案について説明や質疑があったことだけでなく、 最終的にどうなったのかを確認します。

神戸市の議事録作成例でも、 議案ごとに賛成・反対人数や 可決・否決の結果を残す例が示されています。:chatgpt-content-reference{index=”4″}

「決まったこと」と「まだ決まっていないこと」を混ぜない

総会で話題になっただけの内容と、 正式に決まった内容を混ぜると、 後から議事録を見た人が誤解する可能性があります。

その場で結論が出なかった場合は、

• 継続検討
• 次回役員会で確認
• 資料を確認してから決定
• 今回は議決していない

など、 総会終了時点の状態が分かる形で残します。

発言を全部書き写すことが目的ではない

神戸市の議事録作成例では、 「議事の経過及び発言要旨」という形で、 議事の進行や質疑の要点を整理する例が示されています。:chatgpt-content-reference{index=”5″}

会話を一言一句書き起こすことより、 どの議案について何が確認され、 最終的にどのような結果になったのかを 後から追えることを意識します。

議事録署名人・署名・押印は規約を確認する

横浜市や千葉市の規約例には、 議長と議事録署名人が 議事録へ署名・押印する例があります。:chatgpt-content-reference{index=”6″}

神戸市のハンドブックでも、 作成した議事録を議長と議事録署名人が確認し、 相違がなければ署名・押印する運用例が紹介されています。:chatgpt-content-reference{index=”7″}

議事録を作りたい場合は文書メーカーを使う

このページの最終確認ボードは、 完成した議事録を照合するための機能です。

まだ議事録そのものを作っていない場合は、 サイト内の「総会議事録メーカー」で、 決定事項・継続事項・次にすることを整理してから、 このページへ戻って最終確認してください。

この記事の根拠・出典

以下は全国すべての自治会に共通する強制ルールとしてではなく、 自治体が公開している規約例・自治会運営資料・議事録作成例として参照しています。