自治会総会の議案書の作り方｜総会資料に入れる項目・書き方・例

自治会・町内会の総会資料を作る方へ

「総会の議案書って何を書けばいい？」 「次第と何が違う？」 「決算や予算を並べるだけでいい？」 と迷うことがあります。

議案書は、 総会で何について説明・審議・議決するのかを、 会員が確認できるよう整理した資料 です。

自治会総会の「議案書」とは？

自治会総会では、 事業報告、 決算、 新年度の事業計画、 予算、 役員選任、 規約改正などを扱う場合があります。

議案書は、 これらについて 「何を総会へ出すのか」 を会員が確認できる形にまとめたものです。

自治会によっては 「議案書」 ではなく 「総会資料」 「総会議案」 などの名称を使う場合もあります。

議案書・次第・議事録の違い

議案書を作る前に規約を確認する

最初に確認するのは、 前年度のWordファイルではなく、 現在の自治会規約です。

規約には、 総会で何を審議・議決するか、 議決方法、 規約改正の要件などが定められている場合があります。

自治体が公開する自治会町内会規約例では、 総会で扱う事項として、

• 事業計画・事業報告
• 予算・決算
• 役員の選任・解任
• 規約の変更
• その他の重要事項

などが例示されています。

総会議案書に入れる代表的な項目

各議案には何を書けばいい？

議案ごとに、 最低限次の4点を意識すると整理しやすくなります。

1. 議案番号
2. 議案名
3. 説明・資料
4. 総会で確認・議決してもらう内容

議案番号を付ける

複数の議案がある場合は、 第1号議案、 第2号議案のように番号を付けると、 次第・司会台本・議事録・書面表決書と対応させやすくなります。

事業報告の書き方

前年度事業報告では、 実施した内容を事実に沿って整理します。

例えば、

• 実施日
• 事業・行事名
• 簡単な実施内容
• 必要に応じて参加状況等

をまとめます。

決算・監査報告の入れ方

決算については、 議案書本文へすべての数字を長文で書くより、 決算書を別表として付ける形が分かりやすい場合があります。

監査報告も、 自治会の現在の運用・規約に合わせて扱います。

事業計画・予算案の書き方

新年度の事業計画では、 「何を行う予定なのか」 が分かるようにします。

予算案では、 その計画とお金の使い方が大きく食い違っていないか確認します。

役員改選の議案

役員の選任・改選を総会で扱う場合は、 現在の規約に沿って候補者や役職を整理します。

前年資料に役員改選が入っていても、 毎年改選する自治会とは限りません。

規約改正を議案にするとき

規約改正では、 単に 「規約を変更します」 だけでは、 何が変わるのか分かりにくくなります。

変更内容、 変更理由、 施行時期などを確認できる形にします。

新旧対照表を付けると、 現行規約と改正案を比較しやすくなります。

会費変更を議案にするとき

自治会費を変更する場合は、 現在の会費、 変更後の会費、 変更時期、 必要に応じて変更理由などを確認できる形にします。

ただし、 会費額の決定方法は自治会の規約によって異なるため、 総会議決が必要かどうかも規約を確認してください。

自治会総会の議案書ひな形

次は、 一般的な構成を参考にした基本形です。

○○部分や議案内容は、 自分の自治会の正式資料へ置き換えてください。

「報告」と「議案」を区別する

総会資料の中には、 説明・報告する事項と、 会員の議決を求める事項が混在することがあります。

どの項目を議決事項とするかは、 自治会の規約・運用によって異なります。

書面表決をする場合の議案書

自治体の案内では、 書面表決を行う場合に 総会案内、 議案書、 書面表決書を会員へ配付する例があります。

この場合は特に、 書面表決書の 「第1号議案」 「第2号議案」 と、 議案書の番号・題名を一致させます。

議案書を作る5ステップ

1．規約を確認する

総会で扱う事項、 議決方法、 規約改正要件、 役員選任方法などを確認します。

2．今年扱う議案を確定する

前年資料をコピーする前に、 今年本当に必要な議案を役員会等で整理します。

3．必要資料を作成する

事業報告、 決算書、 事業計画案、 予算書、 規約改正案など、 各議案の根拠となる資料を準備します。

4．議案番号を統一する

次第、 議案書、 司会台本、 書面表決書等で番号を一致させます。

5．総会資料全体を照合する

年度、 日付、 金額、 役員名、 議案名などに食い違いがないか確認します。

配布前チェック

よくある失敗

総会当日は議案書に沿って説明する

議案書を作ったら、 当日の説明担当も確認します。

例えば、 事業報告は会長、 決算・予算は会計、 監査報告は監事など、 自治会内で役割を決める場合があります。

誰がどの資料を説明するかを事前に決めておけば、 当日の進行が止まりにくくなります。

総会後は議事録に結果を残す

議案書に書かれているのは、 総会へ提出した内容です。

実際に承認されたか、 否決されたか、 修正されたかは、 総会後の議事録で記録します。

よくある質問

まとめ

自治会総会の議案書は、 会員が総会で扱う内容を確認するための重要な資料です。

1. 現行規約を確認する
2. 今年度の議案を確定する
3. 議案番号と分かりやすい題名を付ける
4. 必要な説明・別表資料を用意する
5. 次第・台本・書面表決書と番号を一致させる
6. 年度・金額・役員・規約を正式資料と照合する
7. 総会後は実際の結果を議事録へ残す

という流れで作ると整理しやすくなります。

特に大切なのは、 「前年の資料を今年用に見た目だけ直す」のではなく、 今年の規約・今年の議案・今年の正式な数字に合わせること です。