会員名を登録しておけば、 来場した人の「受付済」を押すだけで出席人数を自動集計できます。
- 会員・世帯名を事前登録
- 名前検索で受付
- 「受付済」をワンタップ
- 出席人数と未受付人数を自動集計
- 端末保存・続きから再開
- CSV保存・A4印刷
総会の受付名簿は何のために使う？
総会当日に、 実際に誰が出席したのかを確認するために使います。
事前の「出席予定」と、 当日実際に来場した「出席者」は同じとは限りません。
そのため、 総会開始前に受付で実人数を確認しておくと、 定足数確認や議事録作成にもつなげやすくなります。
事前の出欠確認票とは役割が違う
出欠確認票は、 総会前に「出席予定か、欠席予定か」を確認するものです。
一方、受付名簿は 当日実際に出席した人を確認するもの です。
総会開始前に人数を確認する
総会の成立に必要な定足数が規約で定められている場合は、 開会前に人数を確認します。
ただし、 委任状や書面表決をどのように数えるかは自治会の規約によって異なります。
この受付名簿の「受付済み人数」だけで、 自動的に総会成立を判断しないでください。
受付は1人ずつチェックする
紙の名簿へ丸を付ける方法でも構いませんが、 人数が多い場合は数え直しが発生しやすくなります。
上のツールでは、 名前を検索して「受付する」を押すと、 出席人数が自動的に増えます。
夫婦・世帯単位の場合は規約を確認する
「1世帯1会員」なのか、 「個人ごとに会員・議決権がある」のかは自治会によって異なります。
受付名簿を作る前に、 誰を1人として登録するのか確認してください。
飛び入り参加があった場合
事前名簿にない人が来場した場合は、 本当に会員なのか確認したうえで追加します。
見学者や来賓については、 議決権を持つ会員と同じ受付人数へ含めないなど、 自治会の運営方法に合わせて区別してください。
受付結果は議事録にも役立つ
総会議事録では、 出席状況や総会成立について記録する場合があります。
受付終了後に人数を確認しておけば、 後から「何人来ていたのか分からない」という状態を防げます。
名簿の個人情報は必要な範囲だけ
受付目的なら、 氏名・世帯名など必要最小限の情報で足りる場合があります。
目的と関係のない個人情報まで受付名簿へ転記しないようにします。
総会当日の流れ
受付だけでなく、 開会、定足数確認、議長選出、議案審議、採決など、 当日の流れも事前に確認しておくとスムーズです。
よくある質問
Q. 受付名簿は必ず必要ですか？
全国一律で必須というものではありません。 自治会の規約や総会運営に応じて使用してください。
Q. 世帯主だけ登録すればいいですか？
自治会の会員・議決権の単位によって異なります。 規約を確認してください。
Q. 委任状を出した人も「受付済み」にしますか？
このページの受付済みは、 実際に来場した人を管理する想定です。
委任状の扱いは別に確認し、 定足数や議決数の計算では自治会の規約に従ってください。
Q. 名簿はスマホでも使えますか？
はい。 受付担当者がスマホで名前を検索し、 「受付する」を押して使用できます。
まとめ
自治会総会の受付では、 事前の出席予定ではなく、当日実際に出席した人を確認すること が重要です。
上の受付名簿なら、 名前検索、受付済みチェック、人数集計、保存、CSV出力、A4印刷まで このページ内で行えます。