総会の日時・会場・回答期限を入力すると、 下半分に出席・欠席・委任の回答欄が付いた用紙を作成できます。
総会の情報
自治会総会の出欠確認票とは？
総会へ出席できるかどうかを事前に確認するための用紙です。
総会案内の下に出欠票を付けておけば、 各世帯へ案内したあと、その部分だけ切り取って提出してもらえます。
出欠確認票に入れる項目
- 総会名
- 開催日時
- 会場
- 回答期限
- 提出先
- 出席・欠席の選択欄
- 氏名
- 必要に応じて委任欄
委任欄を付ける場合の注意
委任状の扱いは、 自治会の規約や総会の運営方法によって異なります。
「議長へ一任」 「特定の会員へ委任」 など、実際に認めている方法を確認してから用紙へ載せます。
総会案内を先に確認する
出欠票を配る前に、 開催日時・会場・議題が正式に決まっているか確認します。
特に日時や場所を後から変更すると、 回答済みの世帯へ再度連絡が必要になります。
回答期限は余裕を持たせる
締切が総会直前だと、 定足数の確認や委任状の整理が間に合わない場合があります。
班長から会長・書記へ集約する時間も考えて、 自治会内で無理のない期限を決めます。
回収後は出席・欠席・委任を整理する
回答が集まったら、 世帯・会員ごとに出席、欠席、委任を整理します。
総会成立に必要な人数を確認する場合は、 規約に定められた会員数・定足数と照らし合わせます。
総会当日につなげる
出欠確認が終わったら、 次は当日の次第、議案、議事録などを準備します。
よくある質問
Q. 出欠票は必ず必要ですか？
全国一律で必須というものではありません。 自治会の規約や従来の運営方法に応じて使用します。
Q. 欠席者全員から委任状を取る必要がありますか？
自治会の規約や議決方法によります。 欠席と委任は同じ意味ではないため、 自治会内のルールを確認してください。
Q. LINEで出欠確認してもいいですか？
自治会の運用によります。 ただし、正式な委任状として何を認めるかは別問題なので、 規約や従来の取り扱いを確認する必要があります。
Q. 夫婦で1世帯の場合は回答1枚ですか？
「1世帯1票」なのか「会員1人1票」なのかは、 自治会の規約によって異なります。 総会前に会員・議決権の単位を確認してください。
まとめ
自治会総会の出欠確認票では、 日時・会場・回答期限・出席／欠席・必要に応じた委任欄 を分かりやすくまとめます。
上の作成ツールでは、 実際に配布するA4用紙に近い状態を見ながら、 切り取り式の出欠確認票を作成・Word保存・印刷できます。