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最終更新日2026年9月23日
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会長・書記・総会担当向け

自治会総会はオンライン開催できる？Zoom・LINE・書面表決を使うときの進め方

高齢者が多く会場へ集まりにくい。 仕事で総会へ参加できない人が多い。 遠方にいる会員にも参加してほしい。

そんなとき、 Zoomなどを使ったオンライン総会や、 書面表決との併用を検討する自治会もあります。

まず結論
オンライン総会を検討するときは、最初に規約と議決方法を確認します 単にZoomへ接続すれば総会成立というわけではありません。 誰が参加しているか、定足数をどう確認するか、どう採決するか、通信障害時をどう扱うかまで先に決めておきます。
MODE 1 会場開催 従来どおり一つの会場へ集まる。
MODE 2 オンライン Zoom等で双方向に参加。
MODE 3 ハイブリッド 会場参加とオンライン参加を併用。
MODE 4 書面表決 事前に賛成・反対を提出。

オンライン総会はできる？

一般の自治会・町内会では、 まず現在の規約を確認します。

特に見るのは、

  • 総会をどのように開催すると定めているか
  • 「出席」をどう扱っているか
  • 定足数
  • 議決方法
  • 書面表決
  • 委任状

です。

規約に「オンライン」という言葉がないだけで即NGとは限りません 大切なのは、 会員が議案説明を聞き、 質問・意見を出し、 議決権を行使できる状態を確保できるかです。 ただし自治会ごとの規約によって扱いが異なるため、 規約内容と実際の開催方式が矛盾しないか確認してください。

4つの開催方法を比較する

どの方式が自治会に合う？
会場開催 分かりやすい IT操作が不要。ただし会場へ来られない人は参加しにくい。
オンライン開催 遠隔参加 自宅から参加可能。通信環境・本人確認・採決方法の準備が必要。
ハイブリッド 両方対応 参加しやすい一方、会場とオンラインの両方を運営する負担があります。
書面表決 事前投票 会場参加できない人も意思表示しやすい。質疑・議論の仕組みも考えます。

まず規約のどこを見る？

総会の章を確認します。

横浜市の規約例でも、 総会について、

  • 構成
  • 種類
  • 招集
  • 審議事項
  • 議長
  • 定足数
  • 議決
  • 表決権
  • 書面表決・委任

を定める構成になっています。

「オンライン開催できるか」だけを見ない 総会成立には、 開催方法だけでなく、 定足数と議決権行使が重要です。

オンライン参加者を「出席者」として扱うには？

オンライン参加者を総会出席者として数える場合、 少なくとも、

  • 誰が参加しているか確認できる
  • 総会の内容をリアルタイムで確認できる
  • 質問や意見を伝えられる
  • 採決へ参加できる

状態を整えておくと運営しやすくなります。

単に動画を一方的に配信するだけでは、 通常の総会参加と同じように扱えるか問題になる可能性があります。

Zoom総会の開催手順

STEP 1
規約を確認する 総会・定足数・表決権・書面表決・委任状を確認。
STEP 2
開催方式を決める 完全オンラインか、会場併用型かを決めます。
STEP 3
参加方法を案内する URL、接続方法、開始時刻、必要な機器を知らせます。
STEP 4
本人確認方法を決める 氏名表示、受付確認などで会員を確認します。
STEP 5
定足数を確認する 会場・オンライン・委任状等を規約どおり数えます。
STEP 6
議案説明・質疑を行う オンライン参加者にも発言方法を案内します。
STEP 7
採決する 挙手、投票機能、書面表決など事前に決めた方法で確認します。
STEP 8
議事録を残す オンライン参加者を含む出席状況と議決結果を記録します。

LINEグループだけで総会をしていい？

LINEは連絡には便利ですが、 総会そのものに使う場合は注意が必要です。

たとえば、

  • 本人確認できるか
  • 全会員が利用できるか
  • 議案資料を確認できるか
  • 質疑ができるか
  • 賛否を正確に記録できるか
  • 誰が投票したか確認できるか

を考えます。

「LINEで賛成の人はスタンプしてください」だけで重要事項を決めない 総会議決として扱うなら、 規約・定足数・本人確認・議決方法・記録との整合を確認します。

オンラインと書面表決を併用する方法

全員がZoomを使えるとは限りません。

そのため、

  • オンライン参加
  • 会場参加
  • 書面表決
  • 委任状

を規約に沿って組み合わせる方法があります。

神戸市も、自治会・町内会向けに書面による総会の参考様式として、 総会案内・書面表決書・結果通知文を公開しています。:chatgpt-content-reference{index=”3″}

オンライン総会で本人確認はどうする？

参加URLを知っているだけで誰でも入れる状態ではなく、 会員かどうか確認できる方法を決めます。

たとえば、

  • 表示名を「班名＋氏名」にする
  • 事前申込者と参加者を照合する
  • 開始前に受付確認する
  • 世帯・会員単位の議決権を整理する

などです。

一台のスマホから家族2人が参加するときも確認 自治会規約が 「1世帯1票」なのか 「会員1人1票」なのかによって扱いが変わります。

定足数はどう数える？

最初に、 規約で総会成立に必要な人数を確認します。

そのうえで、

  • 会場出席者
  • オンライン出席者
  • 委任状
  • 書面表決者

をどう数えるか整理します。

既存規約で委任状や書面表決を出席扱いにする規定がある場合は、 その内容に従います。

接続人数＝そのまま出席者数ではありません 1台の端末から複数会員が参加する場合など、 実際の議決権者数を確認してください。

採決方法は事前に決める

会場なら挙手で簡単に確認できても、 オンラインでは方法を決めておかないと混乱します。

候補は、

  • Zoom等の挙手機能
  • 画面上で挙手
  • チャットで賛成・反対を送る
  • 事前の書面表決
  • 別の投票フォーム

などです。

どの方法を使う場合でも、 同じ人が複数回投票していないか、 議決権のない人が投票していないか確認できる形にします。

通信が切れたらどうする？

オンライン特有の問題が通信障害です。

重要議案の採決直前に複数人が接続できなくなれば、 定足数や議決結果へ影響する可能性があります。

音声が聞こえない 電話連絡先や再接続方法を事前案内。
映像が止まる 音声のみでも参加できる運用を検討。
途中退室 採決時点の出席状況を確認。
主催者回線が落ちる 副ホストや再開方法を準備。
通信障害時の扱いを総会前に決める 「再接続を5分待つ」 「定足数を割ったら一時中断する」 など、 当日その場で決めなくて済むよう準備しておきます。

高齢者などオンライン参加が難しい人への対応

オンライン化によって、 逆に参加できなくなる会員を作らないことも重要です。

たとえば、

  • 会場参加も残す
  • 書面表決を用意する
  • 接続方法の説明書を配る
  • 事前接続テストを行う
  • 家族の操作補助を認める

などがあります。

オンライン化の目的は「参加できる人を増やすこと」 紙や会場を全部なくすこと自体を目的にしない方が運用しやすくなります。

録画してもいい？

議事録作成のため録画・録音したい場合は、 参加者へ事前に知らせる方が安全です。

映像には、

  • 氏名
  • 顔
  • 発言内容
  • 自宅背景

などの個人情報が含まれる可能性があります。

録画するなら、 目的、 保存期間、 閲覧できる人、 削除時期を決めます。

認可地縁団体では「電磁的方法」のルールも確認

認可地縁団体については、 書面・電磁的方法による決議について地方自治法上の仕組みがあります。

横浜市は、 電磁的方法の例として、 電子メール、Webサイト、アプリケーション等 を挙げています。:chatgpt-content-reference{index=”4″}

ただし、

  • 通常のオンライン会議
  • 書面表決
  • 電磁的方法による決議
  • 全員同意によるみなし決議

は同じものではありません。

認可地縁団体では一般自治会と同じ感覚だけで処理しない 地方自治法と現在の規約を確認し、 必要に応じて市区町村の担当窓口へ確認してください。

オンライン総会で起こりやすい失敗

規約を確認せずZoomを設定 総会成立要件と合わない可能性があります。
URLだけ送って終わる 議題・資料・参加方法も事前案内します。
参加者本人を確認しない 議決権者を確認できなくなります。
採決方法を当日決める 賛否集計が混乱します。
通信障害時のルールなし 定足数判断ができなくなる可能性があります。
オンラインが苦手な人を置き去り 会場・書面表決など代替手段を検討。

オンライン総会チェックリスト

ONLINE MEETING CHECK 開催前に12項目確認
□
規約を確認した開催・出席・定足数・議決方法を確認。
□
開催方式を決めたオンライン・会場併用など。
□
開催通知に接続方法を書いたURL・開始時刻・操作方法。
□
議案資料を事前共有した参加前に確認できる状態に。
□
本人確認方法を決めた表示名や受付方法を整理。
□
定足数の数え方を決めたオンライン・委任状等を整理。
□
発言方法を決めた挙手・チャット等。
□
採決方法を決めた賛成・反対をどう集計するか。
□
通信障害時の対応を決めた再接続・中断条件など。
□
オンラインが難しい人への代替手段がある会場・書面表決等。
□
録画・録音の扱いを決めた保存・閲覧・削除を整理。
□
議事録作成方法を決めた出席者・採決結果を記録。

よくある質問

自治会総会をZoomだけで開催できますか？

自治会の規約内容によります。オンライン参加者を出席者として扱えるか、定足数・本人確認・質疑・採決をどう行うかまで確認してください。

規約にオンライン総会と書いていません。開催できませんか？

規約にその言葉がないだけで一律に判断はできません。現在の総会条項がオンライン開催と矛盾しないか確認します。今後継続利用するなら、開催方法を規約へ明確にすることも検討してください。

LINEの投票機能で採決できますか？

単に機能があるという理由だけで使用せず、本人確認、議決権数、重複投票防止、記録保存、規約との整合を確認してください。

Zoom参加者も定足数に入れていいですか？

現在の規約とオンライン参加者の扱いによります。本人確認ができ、総会へ双方向に参加して議決権を行使できる状態かを確認してください。

書面表決とオンライン参加を併用できますか？

規約で書面表決を認めている場合は併用を検討できます。ただし、書面表決者を定足数へどう数えるか、当日投票との二重投票をどう防ぐかを整理してください。

通信が切れた人の票はどうしますか？

当日に即興で判断しないよう、通信障害時の扱いを事前に決めておくことをおすすめします。定足数を下回る場合の中断・再接続・採決延期なども検討してください。

まとめ

自治会総会をオンライン開催するときは、 単にZoomを導入するだけではなく、

  1. 規約を確認する
  2. 開催方式を決める
  3. 参加方法を案内する
  4. 本人確認を行う
  5. 定足数を確認する
  6. 質疑できる状態を作る
  7. 採決方法を決める
  8. 通信障害時の対応を決める
  9. オンラインが難しい人への代替手段を作る
  10. 議事録を残す

ことが重要です。

特に、 オンライン化によって参加できない会員を増やさないこと を意識してください。

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自治体が公開している自治会町内会規約例、 自治会運営資料、 書面表決資料、 認可地縁団体の総会・電磁的方法に関する案内を確認して構成しています。

一般の自治会・町内会では、 総会の開催方法・出席・定足数・議決・書面表決などは団体ごとの規約によって異なります。 実際のオンライン開催では現在の規約を優先してください。

認可地縁団体については地方自治法上の扱いもあるため、 自治体の担当窓口への確認も行ってください。