自治会・町内会の会計担当／立替した役員向け
行事用品、コピー代、消耗品などを役員が自分のお金で立て替えた場合、 「誰が・いつ・何に・いくら払ったか」を領収書と一緒に残しておくと、 会計処理や監査で確認しやすくなります。
領収書を見ながら1件ずつ入力してください。
経費精算
1．立替払いは「あとで分かる形」に残す
自治会行事では、 急に消耗品が必要になったり、 役員が店舗で先に支払ったりすることがあります。
精算するときは、 金額だけではなく 「誰が」「何のために」「どこへ」「いつ支払ったか」 が確認できる状態にしておきます。
2．立替金精算書に書く項目
領収書の日付など、実際に支払った日を記録します。
店舗名・事業者名など、支払先が分かるようにします。
「用品」だけでなく、後から用途が分かる書き方にします。
領収書等と一致しているか確認します。
証拠書類が添付されているか確認します。
予算科目や承認状況など、必要な情報を残します。
3．摘要は「何を買ったか」が分かるようにする
後から会計担当や監査担当が見ても、 自治会の何に使った支出なのか判断できる書き方にします。
4．領収書がない場合はどうする？
領収書がない支出をどう扱うかは、 自治会の会計ルールや支出内容によって異なります。
金額や支出内容を推測して領収書がある扱いにせず、 まず会計担当・会長など自治会内の確認先へ相談してください。
5．立替分を現金出納帳へ記帳するとき
精算して自治会のお金から立替者へ支払った場合は、 自治会で使っている帳簿へ支出として記録します。
精算書だけ作って帳簿への記帳を忘れないよう、 支払日・金額・摘要を領収書や精算書と照合できる状態にします。
6．まとめて精算するときは領収書番号を付けてもよい
複数枚の領収書を一度に精算する場合、 精算書の明細と領収書が対応するよう 「1」「2」「3」など番号を振って管理する方法があります。
自治会ですでに整理方法が決まっている場合は、 既存ルールを優先してください。
7．精算前の最終確認
- 立替した本人が分かる
- 支出の目的が分かる
- 購入日・支払先・金額が確認できる
- 領収書等と金額が一致している
- 精算合計が明細合計と一致している
- 自治会内で必要な承認を受けている
- 精算後に帳簿へ記帳する