氏名・世帯名、参加人数、連絡先、備考を登録すると、 参加世帯数と参加人数を自動で確認できます。
- 参加申込を1件ずつ登録
- 参加人数を自動集計
- 氏名・世帯名で検索
- 申込内容を編集・削除
- 端末保存・CSV保存
- A4の参加者一覧を印刷
自治会行事の参加申込書を作る理由
行事のお知らせを出しただけでは、 実際に何人参加するのか分からない場合があります。
食事、景品、座席、保険、会場準備などで人数確認が必要な行事では、 事前に参加申込を集めておくと準備しやすくなります。
最低限確認したい項目
行事によって異なりますが、 基本は次のような項目です。
- 氏名・世帯名
- 参加人数
- 班・組
- 必要な場合だけ連絡先
- 必要な連絡事項
申込締切を決める
食事や記念品を準備する行事では、 行事直前まで申込を受け付けると数量を確定できません。
必要に応じて、 行事のお知らせに申込期限を書いておきます。
子どもを含む人数も確認する
「山田世帯1件」と登録しても、 実際には家族4人で参加する場合があります。
食事や席数を準備するなら、 世帯数だけでなく参加人数を確認します。
参加費がある場合
参加費を集める行事では、 申込受付と現金管理を分けて考えると整理しやすくなります。
誰が参加費を受け取り、 いつ会計担当へ渡すのかを決めてください。
受付担当へ一覧を渡す
事前申込を集めた後は、 当日の受付担当が参加予定者を確認できるようにします。
上のツールではA4の参加者一覧を印刷できるため、 紙の受付表として使うこともできます。
行事の準備人数にも使う
参加人数が分かれば、 椅子、机、飲み物、資料などの数量を考えやすくなります。
個人情報は必要な範囲だけ扱う
行事申込で必要以上の個人情報を集めないようにします。
たとえば参加者確認だけなら、 生年月日や詳しい家族構成まで必要とは限りません。
申込変更・キャンセルも反映する
申込後に人数変更やキャンセルがあった場合は、 古い人数のままにせず一覧を更新します。
食事や参加費が関係する場合は、 特に最新人数を確認してください。
よくある質問
Q. 電話番号は必ず必要ですか？
必須ではありません。 緊急連絡や変更連絡が必要な行事など、 利用目的に応じて判断します。
Q. 一家族ずつ登録すればいいですか？
世帯単位で申し込む行事なら、 世帯名と参加人数で管理できます。
Q. 当日参加も追加できますか？
はい。 当日受付で新しい申込として追加できます。
Q. スマホでも使えますか？
はい。 申込カードが縦に並ぶため、 スマホでも参加者と人数を確認できます。
まとめ
自治会行事の参加申込では、 誰が参加するかだけでなく、実際に何人参加するか を確認することが大切です。
上のツールでは、 申込登録、人数集計、検索、編集、端末保存、CSV保存、A4印刷まで行えます。