氏名・世帯名、班・組を基本にして、 必要な場合だけ住所・電話番号・備考を追加できます。
自治会会員名簿を作る前に決めること
まず、 何のために名簿を使うのか を決めます。
たとえば、
- 自治会から会員への連絡
- 班・組ごとの会員確認
- 自治会運営に必要な会員管理
などです。
本人から書面等で個人情報を集める場合は、 利用目的を本人へ明示します。
必要な項目だけ集める
「名簿だから住所も電話番号も必要」 と決めつける必要はありません。
利用目的に照らして、 本当に必要な項目かを確認します。
自治会内部用と配布用を分ける
自治会役員が管理する名簿と、 会員全員へ配布する名簿は同じ内容である必要はありません。
たとえば役員が連絡のために電話番号を管理していても、 その電話番号を会員全員へ配布する必要があるとは限りません。
名簿を本人以外へ提供する場合は、 原則として本人同意が必要です。
会員名簿に入れる項目の例
氏名・世帯名
誰の情報か確認するための基本項目です。
世帯単位で自治会員を管理している場合は、 世帯名で管理する方法もあります。
班・組
回覧、集金、班長・組長の担当確認などで使う場合に便利です。
住所
自治会運営上必要な場合だけ扱います。 番地まで必要なのか、区域確認だけで十分なのかも検討します。
電話番号
実際に電話連絡を行う必要がある場合に限って集めるなど、 目的との関係を確認します。
名簿を配布するときは特に注意する
名簿を役員内部で管理する場合と、 会員全員へ配布する場合では、 個人情報が見られる範囲が大きく異なります。
配布する場合は、
- 誰へ配るのか
- どの項目を載せるのか
- 何の目的で利用するのか
を明確にします。
CSV保存したファイルの扱いにも注意する
上のツールでは、 名簿をCSVファイルとして保存できます。
CSVはExcelなどの表計算ソフトで開けますが、 ファイルをメールへ添付したり、 個人のクラウドストレージへ無断で保存したりしないよう、 自治会内で保管場所を決めてください。
古い名簿を残し続けない
役員交代のたびに、 前年度の名簿が複数のパソコンやUSBへ残ると、 管理者が分からなくなる原因になります。
新年度への引き継ぎ時に、 必要なデータと不要なデータを確認します。
よくある質問
Q. 自治会で会員名簿を作ってもいいですか？
適切に個人情報を扱えば作成できます。 利用目的を決め、本人から書面等で取得する場合は利用目的を明示します。
Q. 全世帯へ電話番号入りの名簿を配ってもいいですか？
本人以外へ個人データを提供する場合は、 原則として本人の同意が必要です。
また、そもそも電話番号を全世帯へ配る必要があるのかも確認してください。
Q. 前年度の名簿をそのまま使えますか？
利用目的、掲載項目、会員情報、配布方法などが現在も適切か確認してください。
Q. Excelで管理してもいいですか？
電子データで管理する場合も、 誰がアクセスできるか、どこへ保管するか、紛失や漏えいをどう防ぐかを決めます。
Q. このページに入力した情報は送信されますか？
この名簿作成ツールは、 入力した内容をページ内で処理する設計です。 「この端末に保存」を押した場合は、このブラウザ内へ保存します。
ただし、個人情報を扱うため、 共有端末や管理されていない端末での保存は避けてください。
まとめ
自治会会員名簿は、 先に利用目的を決め、必要な情報だけを扱う ことが重要です。
上のツールでは、 氏名・世帯名を基本に、 必要な項目だけを追加して名簿を作成できます。
作成後は、 検索、端末保存、CSV出力、A4印刷まで行えます。