氏名・電話番号・班や役割を登録して、 連絡する順番を並べ替えられます。 この端末への保存、CSV保存、A4印刷までできます。
- 氏名・電話番号・班や役割を登録
- ↑↓で連絡順を変更
- 連絡先を追加・削除
- この端末へ途中保存
- CSV保存
- A4縦で印刷
上から順番に連絡する想定で並べます。
自治会の連絡網には何を載せる？
情報を増やしすぎる必要はありません。 連絡の目的を達成するために必要な項目に絞ります。
個人情報で特に注意したいこと
自治会・町内会も個人情報保護法の対象です。 連絡網を作るときは、 まず利用目的を決めて本人へ伝えます。:chatgpt-content-reference{index=”1″}
連絡網を会員へ配布するなど、 個人情報を他の会員へ提供する場合には、 原則として本人の同意について確認する必要があります。 個人情報保護委員会も、会員名簿を配布する場合は 利用目的の特定に加えて事前の本人同意が必要と説明しています。:chatgpt-content-reference{index=”2″}
連絡網を作る基本の流れ
不在の人がいたときは？
次の方が不在の場合は、その次の方へ連絡してください。 その後、不在だった方への連絡も忘れないようお願いします。 最後の方は、連絡が回ったことを担当者へ知らせてください。
従来型の電話連絡網テンプレートでも、 不在の場合はいったん次の人へ回し、 後から不在者へ連絡する方法が使われています。:chatgpt-content-reference{index=”3″}
電話連絡網は今でも必要？
LINEやメールを使う自治会も増えていますが、 全員がスマートフォンや同じサービスを使えるとは限りません。 電話・紙・デジタルを組み合わせる方法もあります。
大切なのは、 「連絡手段を一つに統一すること」より、 必要な人へ確実に情報が届く仕組みにすることです。
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よくある質問
自治会で電話連絡網を作ってもいいですか？
作成すること自体が禁止されているわけではありません。 我孫子市も自治会の名簿・班内連絡網を作ることは可能と案内しています。 ただし、利用目的・本人への通知・配布時の同意・保管など、 個人情報の扱いに注意が必要です。
電話番号を載せたくない人はどうする？
無理に掲載すると決めつけず、 自治会側で利用目的を説明したうえで、 別の連絡方法が使えるか検討してください。
家族全員の電話番号を載せる必要がありますか？
連絡網の目的を達成するために必要な情報だけを扱います。 世帯への連絡に1つの番号で足りるなら、 必要以上の番号を集めない方法も考えられます。
古い連絡網はどうすればいい？
新しい連絡網へ更新した後も、 個人情報が載った古い紙をそのまま放置しないようにします。 自治会内の保管・廃棄ルールに沿って適切に処理してください。
LINEグループがあれば電話連絡網はいりませんか？
自治会のメンバー構成によります。 LINEを使わない人がいる場合などは、 電話や紙の連絡手段も残す方法があります。