どんな事故が「個人情報漏えい」になる？

個人情報保護委員会は、 個人データが外部へ流出することを 「漏えい」と説明しています。

最初にやってはいけないこと

• 担当者だけで隠す
• LINE投稿を消しただけで終了する
• 名簿をなくした事実を記録しない
• 誰が悪いかの追及から始める
• 状況確認前に「被害はありません」と断定する
• 本人への連絡が必要か検討しない

名簿を紛失した場合

メールを誤送信した場合

送信先が分かっているなら、 できるだけ早く相手へ連絡し、

• メールを開かない
• 添付ファイルを保存しない
• 第三者へ転送しない
• メールと添付ファイルを削除する

よう依頼します。

そのうえで、 誰へ何を送ったのかを記録します。

LINE・SNSへ誤投稿した場合

まず投稿を削除します。

ただし、 削除したからといって、

• スクリーンショット
• 端末への保存
• 転送
• 通知画面での閲覧

がなかったとは限りません。

そのため、 「何分間表示されていたか」 「何人いるグループだったか」 「誰が既読になっているか」 など、確認できる範囲で記録します。

個人情報保護委員会への報告が必要？

すべての漏えい事故が 法律上の報告義務対象になるわけではありません。

報告対象だった場合の期限

本人へ何を伝える？

報告対象事態では、 本人の権利利益を守るため必要な範囲で、

• 何が起きたか
• どんな個人情報が対象か
• 原因
• 二次被害のおそれ
• 本人が取れる対策など参考事項

を知らせます。

すべての調査が終了するまで待つのではなく、 状況に応じて速やかに通知することが求められます。

本人への連絡文の考え方

会員全員へ公表する必要はある？

すべての事故について、 必ず自治会全員へ一斉公表するとは限りません。

事故の内容、 対象者、 二次被害のおそれなどを踏まえて判断します。

個人情報保護委員会も、 事故内容によっては、 二次被害や類似事故防止のため 事実関係・再発防止策等を公表することが望ましい場合があるとしています。

個人情報をなくした役員を責めれば解決する？

個人の不注意が原因だったとしても、 再発防止を 「今後注意する」 だけで終わらせないことが重要です。

たとえば、 紙の名簿を役員全員へ配布していたなら、 事故を起こした人だけでなく、 名簿を大量に配る運用そのもの を見直します。

再発防止は「仕組み」を変える

役員交代時が特に危ない

自治会では、 毎年役員が入れ替わるため、

• 旧名簿
• USBメモリ
• Excelファイル
• Google Drive等の共有ファイル
• LINE添付ファイル
• メール添付

が前任役員の手元へ残りやすくなります。

引き継ぎ時に、 「新役員へ渡す」だけでなく、 前任役員が持つコピーをどう処理するか まで決めてください。

よくある質問

まとめ

自治会で個人情報漏えいが起きたら、 最初に行うのは 責任追及ではなく被害拡大防止 です。

1. 誤送信・公開等を止める
2. 責任者へ報告する
3. 何が漏れたか確認する
4. 対象人数・影響範囲を確認する
5. 本人への対応を検討する
6. 個人情報保護委員会への報告要否を確認する
7. 事故内容を記録する
8. 原因を分析する
9. 運用そのものを改善する

という順で対応します。

名簿事故を 「○○さんが気を付ければよかった」 で終わらせず、 次の役員でも同じ事故が起きない仕組みに変えること が重要です。