会長・副会長・担当役員向け
「道路が危ない」 「側溝を直してほしい」 「地域設備を改善してほしい」 など、 自治会だけでは解決できない地域課題があります。
その場合は、 現状・場所・困っていること・希望する対応 を整理し、 必要に応じて自治会から行政等へ要望書を提出します。
要望書を無料で作る- 自治会だけでは解決できない地域課題を行政等へ要望する方法があります。
- 自治会内で要望内容を確認してから提出を求める制度があります。
- 件名だけでなく、現状・問題・希望する対応を具体的に書きます。
- 場所が関係する要望では位置図や写真を準備すると伝わりやすくなります。
- 複数の問題を1枚へ詰め込みすぎず、要望ごとに整理します。
- 提出先の指定様式・受付方法・期限がある場合はそちらを優先します。
何が起きている → どこで起きている → どんな影響がある → 何を要望する の順で書くと伝わりやすくなります。
写真・位置図・過去の経緯があれば、 必要に応じて添付します。
自治会の要望書とは？
地域には、 自治会の活動だけでは解決できない問題があります。
例えば、
こうした課題について、 自治会の意見として状況を整理し、 担当する行政機関等へ提出する文書が要望書です。
要望書を出す前の5ステップ
自治会 要望書メーカー
「問題 → 証拠 → 要望」を整理して文書化地域課題を順番に入力すると、 行政等へ提出する要望書案を作成できます。
提出先によっては専用の要望書・電子フォーム・提出期限等が設けられています。 指定がある場合は、その最新様式を優先してください。
件名は「何の要望か」が分かるようにする
件名は短くても構いませんが、 内容が分かるようにします。
例えば、
- 道路の安全対策について
- 側溝の改修について
- 地域設備の修繕について
- 公園設備の改善について
のように、 対象が分かる件名にします。
「困っている」より現状を書く
要望書では、 感情的な表現を増やすより、 現在の状態を具体的にします。
| 分かりにくい書き方 | 整理した書き方 |
|---|---|
| 道路が危険なので何とかしてください。 | 路面の一部が損傷しており、歩行者が避けて通行する状態があります。 |
| 側溝がひどいです。 | 排水が十分に行われず、雨天時に周辺へ水がたまる状態があります。 |
| 早急に改善してください。 | 現地をご確認いただき、必要な対応をご検討ください。 |
場所を特定できる資料を付ける
道路、 側溝、 公園設備などの要望では、 担当者が場所を確認できることが重要です。
必要に応じて、
- 位置図
- 略図
- 現地写真
- 目印
- 対象箇所を示した図
を添付します。
自治会内で確認してから出す
自治会名で提出する要望書は、 個人の希望と自治会としての要望を区別する必要があります。
要望内容に応じて、
- 現地を確認する
- 住民からの相談内容を整理する
- 役員会で確認する
- 必要に応じて自治会内の正式な決定を確認する
などを行います。
要望する対応を具体的にする
要望内容には、 最終的に何を確認・検討してほしいのかを書きます。
例えば、
- 現地を確認してほしい
- 安全対策を検討してほしい
- 修繕の可否を確認してほしい
- 設備設置の可否を検討してほしい
などです。
緊急の危険は要望書だけで待たない
事故が起きるおそれが高いなど、 緊急性がある場合は、 通常の要望書提出だけでなく、 適切な管理者・担当窓口へ速やかに連絡する必要があります。
提出先が分からない場合
道路、 公園、 防犯、 排水など、 内容によって担当窓口が異なることがあります。
担当が分からない場合は、 自治会対応を担当する窓口や行政機関の総合窓口等へ確認し、 適切な担当へ案内してもらいます。
指定様式がある場合はそちらを使う
行政機関によっては、 自治会向けの要望書様式や電子フォームを用意しています。
指定様式がある場合は、 このページで作った文章を内容整理に使い、 最終提出は指定様式へ転記してください。
提出後も記録を残す
要望書を提出したら、 提出しただけで終わりにせず、
- 提出日
- 提出先
- 要望内容
- 添付資料
- 受付・連絡内容
- 回答日
- 対応結果
を残しておくと、 次年度の役員へ引き継ぎやすくなります。
役員会で確認する場合
自治会として提出する内容を役員会で確認する場合は、 何を要望することにしたのか、 誰が提出するのか、 いつまでに提出するのかを残します。
要望書提出前チェック
- 自治会として提出する内容か確認した
- 件名から要望内容が分かる
- 現在の状態を具体的に書いた
- 場所を確認できる
- 地域への影響・危険性を整理した
- 希望する対応を書いた
- 位置図・写真等が必要か確認した
- 指定様式の有無を確認した
- 提出先を確認した
- 提出後の控えを残す準備をした
よくある質問
Q. 自治会の要望書は自由な様式でいいですか？
提出先によって異なります。 指定様式・専用フォームがある場合はそちらを優先してください。 指定がない場合でも、提出方法を事前に確認すると確実です。
Q. 個人の要望を自治会名で出していいですか？
自治会名で提出する場合は、 個人の希望なのか自治会として確認した要望なのかを整理してください。 提出前に自治会内の正式な確認方法を確認します。
Q. 写真は必要ですか？
すべての要望で必須とは限りませんが、 道路・設備・危険箇所等については、 場所や状態を確認できる写真や位置図を求める制度があります。 提出先の案内を確認してください。
Q. 要望は何件まで書けますか？
提出先の制度によります。 1枚につき1件とする様式や、 優先順位を付けて複数件提出する方式などがあります。 最新の提出ルールを確認してください。
Q. 要望書を出せば工事してもらえますか？
要望書の提出だけで実施が決まるとは限りません。 管理者、現地状況、安全性、予算、優先順位等を踏まえて判断される場合があります。
Q. 昨年と同じ要望を出してもいいですか？
継続要望の扱いは提出先によって異なります。 前回の提出日・回答・現在の状況を確認し、 継続要望の提出方法が決められている場合はその方法に従ってください。
まとめ
自治会の要望書では、 強い言葉を書くことより、 相手が現状を確認できることが重要です。
- 地域課題を確認する
- 場所と現状を整理する
- 自治会内で要望内容を確認する
- 希望する対応を具体的にする
- 写真・位置図等を用意する
- 指定様式と提出先を確認する
- 提出後の控え・回答を残す
上の無料要望書メーカーでは、 現状・影響・希望する対応を順番に入力し、 コピー・Word保存・A4印刷・端末保存までできます。
自治体が公開している自治会・町内会向けの要望書様式、 自治会活動ガイド、 行政への要望提出案内等を確認し、 全国向けの記事として構成しています。
指定様式、 提出できる人、 自治会内の確認方法、 提出先、 添付資料、 提出時期、 継続要望の扱い等は地域によって異なります。 実際には提出先の最新公式案内と自治会の正式な決定を優先してください。