電話、訪問、回覧、役員会などで受けた要望をカードとして登録し、 対応状況を見ながら管理できます。 担当者や期限も一緒に残せます。
なぜ要望・相談を一覧で管理する？
自治会では、 電話、訪問、役員会、回覧など、 さまざまな方法で相談や要望が届きます。
記録がないと、 「誰が対応するのか分からない」 「聞いたまま忘れていた」 「同じ相談を何度も受ける」 といったことが起こりやすくなります。
基本の対応フロー
記録しておくとよい項目
自治会だけで解決できない要望は？
道路、街灯、公園、防災設備など、 自治会だけでは対応できない内容もあります。
その場合は、 自治体の担当課、道路管理者、警察など、 内容に応じた確認先へつなぐ必要があります。
「行政へ連絡した」で終わらせず、 いつ連絡したか、 返答待ちなのか、 対応完了したのかを記録しておくと整理しやすくなります。
苦情と要望を同じ扱いにしない
「道路を直してほしい」という要望と、 「特定の住民とのトラブルを解決してほしい」という相談では、 対応方法が異なります。
人間関係やプライバシーに関わる相談は、 ボードへ詳細を書きすぎず、 閲覧者を限定した別記録にする方法もあります。
役員会では「未確認」と「対応中」だけ見る
毎回すべての相談を最初から読み直す必要はありません。 役員会では、 未確認と対応中の案件を中心に確認すると効率的です。
完了案件は、 後から同じ相談が来たときに確認できる記録として残せます。
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よくある質問
住民の名前は必ず記録した方がいい？
必ずしも必要とは限りません。 要望を処理するために氏名が不要なら、 地区名や受付方法だけで管理する方法もあります。
役員会で全部の相談内容を共有していい？
内容によります。 個人的な事情や近隣トラブルなどは、 対応に必要な役員だけで扱う方法も検討してください。
対応できない要望は「完了」にしていい？
「対応不可と説明済み」 「自治体へ案内済み」など、 自治会としての対応が終わったことが分かる形で記録すると整理しやすくなります。
毎年データを消した方がいい？
自治会の引き継ぎや記録として必要なものと、 不要になった個人情報を分けて整理してください。 このツールでは必要に応じてCSVへ保存できます。
スマホでも使えますか？
はい。 スマホでは3列を縦に並べ、 「受付 → 対応中 → 完了」の順に確認できる表示になります。