利用目的、掲載する情報、配布範囲などを入力して、 名簿・連絡網への掲載同意書を作成できます。 Word保存・A4印刷まで無料で使えます。
- 名簿・連絡網を作る目的
- 氏名・電話番号など掲載する項目
- 名簿を誰に配布するか
- 利用する期間
- 本人の「同意する・同意しない」
- Word保存・A4印刷
実際の自治会で使う内容に合わせて入力してください。
なぜ自治会名簿で同意確認が必要？
自治会が氏名・住所・電話番号などを本人から取得する場合は、 何のために使うのかを明確にしておくことが重要です。
さらに、作った名簿や連絡網を他の会員へ配布する場合は、 本人以外の人へ個人データを提供することになるため、 原則として本人の同意を確認します。
同意書の基本例
○○自治会では、自治会活動の連絡および緊急時の連絡のため、
会員名簿を作成します。
名簿には氏名・電話番号・班を掲載し、
自治会役員および名簿掲載会員へ配布します。
上記の利用目的・掲載項目・配布範囲を確認し、
名簿への掲載および配布について意思をお知らせください。
「名簿を作る」と「会員へ配る」は分けて考える
自治会内部で必要な情報を管理することと、 氏名や電話番号の入った名簿を会員全員へ配布することは、 同じではありません。
配布範囲が広くなるほど、 紛失・コピー・目的外利用などのリスクも増えます。 本当に全員へ配る必要があるのかも確認します。
同意書を作るときの確認順
関連するページ
よくある質問
自治会名簿を作るだけでも同意書は必須ですか？
必ずこの形式の「同意書」という書面を作らなければならない、 という意味ではありません。 本人から書面等で個人情報を取得する場合は利用目的を明示します。 名簿を本人以外へ提供する場合は、 原則として本人同意を確認する必要があります。
同意は紙でないとダメですか？
個人情報保護委員会は、 同意は必ずしも書面で取得する必要はないと案内しています。 一方で、記録として残しておくと、 後から確認しやすくなります。
氏名は同意するけど電話番号は載せたくない場合は？
項目ごとに掲載の可否を確認する運用も考えられます。 このテンプレートでも、 掲載する項目を選んで同意書を作成できます。
昔からある名簿なら、そのまま配っていいですか？
「昔からやっている」という理由だけで判断せず、 現在の利用目的・掲載内容・配布方法を改めて確認してください。 古い連絡先が残っていないかも点検します。
名簿をLINEで送ってもいい？
配布方法だけでなく、 誰に提供するのか、保存・転送される可能性、 必要な同意が確認できているかなどを考える必要があります。 個人情報を含むファイルを安易に広く共有しないようにしてください。