自治会の備品台帳の作り方｜備品・保管場所・数量を無料で一覧管理

自治会の備品台帳とは？

自治会が所有している物品を、 「何があるか」「いくつあるか」「どこにあるか」 分かるようにした一覧です。

役員交代のたびに備品の場所が分からなくなる自治会では、 台帳を1つ作っておくと引き継ぎがかなり楽になります。

備品台帳に入れたい項目

• 備品名
• 数量
• 保管場所
• 現在の状態
• 購入・取得日
• 担当者
• 備考

最初は全部を完璧に登録しなくていい

長年備品台帳がなかった自治会では、 いきなりすべてを調べようとすると大変です。

まずは自治会館、倉庫、防災倉庫など、 保管場所ごとに確認すると整理しやすくなります。

数量だけでなく状態も確認する

「折りたたみ椅子20脚」と書いてあっても、 実際には壊れて使えない物が含まれている場合があります。

この台帳では、 「良好」「要確認」「廃棄候補」 の3段階で状態を記録できます。

よくある自治会備品

• 折りたたみ机・椅子
• テント
• 拡声器・マイク
• 延長コード
• 清掃用具
• 祭り用品
• 腕章・防犯ベスト
• ヘルメット
• 防災用品
• 工具
• 掲示板用品

防災備蓄は一般備品と分けてもよい

飲料水、非常食、乾電池など、 使用期限や賞味期限がある物は、 通常の机・椅子とは管理方法が異なります。

数が多い自治会では、 一般備品台帳と防災備蓄一覧を分ける方法もあります。

役員交代時に現物確認する

台帳だけを渡して終わりにせず、 可能であれば新旧担当者で保管場所を一緒に確認します。

「台帳にはあるが現物がない」 「場所が変わっている」 といった違いを引き継ぎ時に修正します。

購入したらその場で追加する

備品台帳は、 年に1回まとめて直すより、 新しく購入したときに追加する方が漏れにくくなります。

廃棄した場合も、 台帳から削除または履歴を残すルールを決めておきます。

CSVで残しておく

上の「CSV保存」を使うと、 入力した備品一覧を表形式のデータとして保存できます。

Excelなどで開いて、 自治会独自の列を追加して管理することもできます。

よくある質問

Q. 何円以上のものを台帳に載せますか？

全国共通の金額基準はありません。 自治会内で「長期間使うもの」「紛失すると困るもの」など、 管理対象を決めてください。

Q. 消耗品も登録しますか？

コピー用紙やゴミ袋などまで管理すると、 台帳が細かくなりすぎる場合があります。

長期間使う備品と、 使うたびに減る消耗品を分ける方法もあります。

Q. 誰が管理するのがいいですか？

自治会によって異なります。 会長、会計、防災担当、行事担当など、 実際にその備品を使う担当者と管理方法を決めます。

Q. スマホでも使えますか？

はい。 スマホでは表を横へスクロールして入力できます。 倉庫を確認しながら、その場で備品を追加できます。

まとめ

自治会の備品台帳では、 備品名・数量・保管場所・状態 を最低限確認できるようにしておくと便利です。

上の台帳では、 備品の追加、検索、状態管理、保存、CSV出力、A4印刷まで このページ内で行えます。