会長・役員・書記向け
定期総会が終わった後に、 大きな予算変更や規約変更など、 会員全体で決めなければならない重要事項が出ることがあります。
そんなときに開くのが 臨時総会 です。
ただし、 「役員会だけでは決めにくいから、とりあえず総会を開こう」 ではなく、 まず現在の規約を確認します。
臨時総会とは？
臨時総会は、 毎年決まった時期に開く定期総会とは別に、 必要が生じたときに開く総会です。
横浜市は、 臨時総会について、 「定期総会以外の時期に、自治会町内会の重要な事項で急を要する案件を審議するために開催する」 と説明しています。
つまり、 役員会だけで処理するには重要で、 次の定期総会まで待つのも難しい場合に使われる会議です。
どんなときに臨時総会を開く？
役員会だけで決めてはいけない？
内容によります。
役員会は、 日常の自治会運営や、 総会で決めた事項の具体的な実施、 総会へ提出する議案の準備などを担います。
一方、 規約で総会議決事項とされている内容を、 「時間がないから」 という理由だけで役員会が代わりに決められるとは限りません。
臨時総会を開く前に確認する順番
誰が臨時総会を招集する？
自治会ごとの規約によります。
横浜市の一般的な自治会町内会規約例では、 総会は会長が招集し、 臨時総会について、
- 会長が必要と認めたとき
- 一定数以上の会員から請求があったとき
- 監事から請求があったとき
に開催する形が例示されています。
神戸市の規約例では、 役員会が必要と認めた場合に 臨時総会を開催できる例もあります。
認可地縁団体の場合は法律上のルールも確認
地縁団体
認可地縁団体には、 地方自治法に総会に関する規定があります。
横浜市の法人化手引きでは、 全会員の5分の1以上から 会議の目的である事項を示して請求があった場合などに、 臨時総会を開催する規約例が示されています。
同手引きでは、 総会の招集についても、 地方自治法上 少なくとも開催日の5日前までに通知する必要があることが説明されています。
認可地縁団体では、 自治会規約だけではなく、 地方自治法上のルールとの整合も確認してください。
開催通知には何を書く？
臨時総会でも、 会員が 「いつ・どこで・何を決めるのか」 分かるように通知します。
横浜市の規約例でも、 総会招集時は、 会議の目的・内容・日時・場所を示して 事前に通知する形が例示されています。
通知していない議題を当日追加していい？
重要な議案については、 当日いきなり追加しない方が安全です。
会員は、 開催通知に書かれた議題を見て 出席するか、 委任するか、 書面表決するかを判断します。
特に認可地縁団体について、 横浜市の手引きでは 地方自治法上、 総会で議決できる事項は、あらかじめ通知した事項 であることが説明されています。
通常総会と臨時総会の違い
開催時期：毎年決められた時期
主な内容：事業報告・決算・事業計画・予算・役員など
特徴：年度運営をまとめて決める
開催時期：必要が生じたとき
主な内容：急いで決める必要がある重要事項
特徴：必要な議題に絞って開催
ただし、 成立要件や議決方法については、 同じ自治会の総会として 共通ルールを使う場合があります。
臨時総会開催までの流れ
当日は定足数を最初に確認する
会場に集まったら、 すぐに議案説明を始めるのではなく、 まず総会が成立しているか確認します。
神戸市の自治会活動ハンドブックでも、 総会当日は会員名簿をもとに出席者を確認し、 定足数に達しているか確認する手順が案内されています。:chatgpt-content-reference{index=”2″}
確認するものは、
- 本人出席
- 委任状
- 書面表決
- その他規約で認める方法
です。
委任状や書面表決は使える？
自治会規約に定めがあれば、 欠席者の議決権行使として、 委任状や書面表決を利用する方法があります。
神戸市のハンドブックでも、 総会へ出席できない会員の議決権行使方法として 委任状や書面による表決が紹介されています。:chatgpt-content-reference{index=”3″}
ただし、
- 誰へ委任できるか
- 委任状を定足数へ含めるか
- 書面表決を認めるか
- 提出期限
は自治会規約を確認してください。
当日の進め方
会員から「臨時総会を開いてほしい」と言われたら？
まず規約を確認します。
自治会規約によっては、 一定数の会員が 「何について臨時総会を開いてほしいか」 を示して請求できる規定があります。
横浜市の自治会規約例にも、 全会員の一定割合以上から 会議目的を示した請求があった場合に 臨時総会を開く形が示されています。:chatgpt-content-reference{index=”4″}
監事から臨時総会を求められることもある
横浜市の規約例では、 監事が会計事務や業務執行について 不整の事実を発見した場合、 総会へ報告し、 必要があると認めるときは 臨時総会の開催を請求する規定例があります。:chatgpt-content-reference{index=”5″}
監査で重大な問題が見つかった場合に、 会長や役員会だけで処理せず、 会員全体へ報告する仕組みです。
臨時総会でも議事録を作る
臨時総会も、 通常総会と同じように 「何を決めたのか」を後から確認できるよう議事録を残します。
最低限、
- 開催日時
- 開催場所
- 会員数
- 出席者数
- 委任状・書面表決数
- 議長
- 議題
- 主な質疑
- 採決結果
- 可決・否決の結果
を整理します。
臨時総会で起こりやすい失敗
臨時総会開催チェックリスト
よくある質問
臨時総会は会長が好きなときに開けますか？
規約で会長が必要と認めたときに開催できるとする例がありますが、 開催条件は自治会ごとに異なります。 まず現在の規約を確認してください。
会員から臨時総会を開いてほしいと言われたら断れますか？
規約に会員からの招集請求について定めがある場合は、 必要人数や請求方法を確認します。 条件を満たした請求であれば、規約に従って対応する必要があります。 認可地縁団体については地方自治法上の規定もあります。
臨時総会も委任状を使えますか？
現在の規約で委任状による議決権行使を認めているか確認してください。 通常総会と同様の扱いをする自治会もあります。
臨時総会は何日前までに知らせればいいですか？
一般の自治会では現在の規約を確認します。 認可地縁団体については、地方自治法上、少なくとも開催日の5日前までの通知が必要とされています。 自治会規約でそれより長い期間を定めている場合は、その規約に従います。
臨時総会で予算変更できますか？
予算変更を総会で議決できるか、規約や現在の予算承認ルールを確認します。 重要な予算変更を臨時総会の議題とすることは考えられますが、 必要な議決要件に従ってください。
臨時総会で議題以外のことも決めていいですか？
重要事項を当日追加するのは慎重にしてください。 特に認可地縁団体では、あらかじめ通知した事項について議決することが地方自治法上の原則です。 一般自治会でも規約と招集通知の内容を確認してください。
まとめ
自治会の臨時総会は、 定期総会まで待てない重要事項を 会員全体で決めるための会議です。
開催するときは、
- 現在の規約を確認する
- 総会で決めるべき案件か確認する
- 開催条件・招集者を確認する
- 議題を整理する
- 通知期限までに会員へ知らせる
- 委任状等を整理する
- 当日定足数を確認する
- 審議・採決する
- 議事録を残す
という順番で進めます。
特に、 「急いでいるから手続きを省略する」のではなく、急いでいるときほど規約を確認する ことが重要です。
自治体が公開している自治会町内会規約例、 自治会活動ハンドブック、 認可地縁団体向け手引きを確認して構成しています。
臨時総会の開催条件、 招集できる人、 通知期限、 定足数、 議決要件、 委任状・書面表決の扱いは自治会ごとに異なります。 実際の開催では現在の規約を優先してください。
認可地縁団体については、 通常の任意自治会とは別に地方自治法上の総会ルールがあるため、 法令と規約の両方を確認してください。