総会名・議案名を入力し、 各議案について賛成・反対などを選ぶと、 提出用の議決権行使書を作成できます。
- 書面表決は本人が議案ごとに意思表示する方法です
- 代理人へ任せる「委任状」とは異なります
- 書面表決を利用できるかは自治会の規約・総会案内を確認します
- 議案ごとに賛成・反対などを記入します
- 提出期限・提出先も必ず確認します
議案を追加し、それぞれの意思を選んでください。
書面表決とは？
総会に出席できない会員が、 あらかじめ通知された議案について、 書面で自分の賛否を示す方法です。
総会を欠席する会員が、 あらかじめ通知された議案について書面で意思表示できるよう、 規約や総会案内で書面表決の方法を定めている自治会があります。
書面表決書には何を書く？
書面表決書の例
第1号議案 令和○年度事業報告について 承認
第2号議案 令和○年度決算について 承認
第3号議案 令和○年度事業計画案について 賛成
第4号議案 令和○年度予算案について 反対
書面表決書では、 事業報告・決算などを「承認・否認」、 事業計画案・予算案などを「賛成・反対」とする形式が使われることがあります。 実際の選択肢は、自治会の所定様式や総会案内を確認してください。
委任状との違い
総会を欠席する場合でも、 本人が議案ごとに意思表示する「書面表決」と、 代理人へ議決権の行使を任せる「委任」は別の方法です。
自治会側が受け取ったら確認すること
総会の議事録や集計では、 本人出席者・委任状提出者・書面表決者を分けて記録しておくと、 定足数や採決結果を後から確認しやすくなります。
書面表決だけで総会を行う場合は？
自治会の規約や状況によっては、 書面による総会を実施する方法もあります。
書面による総会を行う場合は、 総会案内・書面表決書・結果通知など、 必要な文書を一式で準備しておくと整理しやすくなります。
ただし、 どのような場合に書面総会を行えるか、 成立要件や議決方法をどうするかは、 自治会の規約等を確認してください。
書面表決の提出期限
全国共通の提出期限はありません。 自治会から届いた総会案内に記載された期限へ提出します。
自治会側は集計時間も考え、 開催日前に余裕を持った提出期限を案内しておくと整理しやすくなります。
関連するページ
よくある質問
書面表決と委任状はどちらを出せばいい？
自治会の規約と総会案内を確認してください。 自分で議案ごとの意思を示すのが書面表決、 議決権の行使を代理人へ任せるのが委任です。
すべての議案に回答しないと無効ですか？
未記入議案をどのように扱うかは、 自治会の規約や総会案内によります。 不明な場合は提出前に自治会へ確認してください。
賛成・反対ではなく承認・否認でもいい？
議案の種類や自治会の様式によります。 事業報告や決算では「承認・否認」、 事業計画案や予算案では「賛成・反対」とする形式もあります。 実際の表記は自治会の所定様式や総会案内を確認してください。
書面表決者は総会の出席者数に入りますか？
自治会の規約によります。 書面表決者を出席者として扱う規約例もありますが、 所属自治会の規定を確認してください。
書面表決を出したあと総会へ出席したら？
二重に議決権が集計されないよう、 受付時に書面表決を提出済みであることを伝え、 自治会側で本人出席として処理する方法を確認してください。