議題、前回からの宿題、資料、出席者、会場、議事録担当などを、 「未確認・準備済み・不要」の3状態で確認できます。
- 役員会前の確認事項をまとめてチェック
- 未確認・準備済み・不要の3状態で管理
- 未確認だけに絞って表示
- 準備の完了率を自動表示
- この端末に途中状態を保存
- A4でチェックリストだけ印刷
自治会役員会の準備で確認したいこと
役員会は、 日時と場所を決めるだけでは準備完了とは限りません。
会議前には、 次のような内容を確認しておくと進めやすくなります。
- 今回話し合う議題
- 前回の会議から残っている仕事
- 判断に必要な資料
- 必要な担当者の出席
- 会場や鍵
- 議事録を記録する人
1. 今回の議題を整理する
「夏祭りについて」 「防災について」 だけでは、 何を決める会議なのか分かりにくいことがあります。
たとえば、
- 夏祭りの開催日を決める
- 防災備蓄品の購入金額を決める
- 一斉清掃の日程を決める
のように、 会議でどこまで決めたいのかを整理します。
2. 前回から残っている仕事を確認する
前回の役員会で、 「見積もりを取る」 「市役所へ確認する」 「案内文を作る」 などの仕事が決まっていることがあります。
新しい議題だけでなく、 前回決まった仕事がどこまで進んでいるかも確認します。
3. 必要な資料をそろえる
議題によっては、 見積書、予定表、過去の資料、会計資料などが必要になります。
会議中に探すのではなく、 判断に必要なものはできるだけ事前に準備します。
4. 必要な役員が参加できるか確認する
会計の説明が必要なのに会計担当が欠席する、 防災の議題なのに防災担当が不在という状態では、 当日に結論を出せない場合があります。
議題に必要な担当者が参加できるか確認します。
5. 会場と鍵を確認する
自治会館や集会所を使う場合は、 利用できる時間や鍵の受け渡しを確認します。
6. 開催案内を出したか確認する
開催日が決まっていても、 役員へ共有されていなければ参加できません。
日時、場所、主な議題を必要な役員へ知らせます。
7. 議事録担当を決める
会議が始まってから 「誰が記録するのか」 を決めるより、 事前に確認しておく方がスムーズです。
決定事項、担当者、期限など、 後で必要になる情報を残せるようにします。
8. 「不要」にできる項目もある
すべての役員会で、 全項目が必要なわけではありません。
たとえばオンライン会議なら、 会場の鍵確認は不要になる場合があります。
その回の会議に必要ない項目は、 上のチェックリストで「不要」にできます。
9. 会議直前は「未確認」だけを見る
開催直前には、 「未確認だけ表示」を押すと、 まだ終わっていない確認だけ残せます。
未確認が0件になれば、 チェックリスト上はすべて確認済みです。
よくある質問
Q. すべて準備済みにする必要がありますか？
いいえ。 その会議では必要ない内容は「不要」にできます。
Q. 保存すると別のスマホでも見られますか？
いいえ。 「この端末に保存」は、 使用しているブラウザ内に保存します。
別の端末や別のブラウザには自動では共有されません。
Q. ページを閉じても残りますか？
「この端末に保存」を押していれば、 同じブラウザで「保存内容を読込」から戻せます。
Q. 印刷するとサイト全体も印刷されますか？
いいえ。 このページでは、 会議情報と準備チェックリストだけを印刷する専用画面を開きます。
Q. スマホでも使えますか？
はい。 スマホでは各確認項目と3つの状態ボタンを縦に並べます。
まとめ
自治会役員会の準備では、 議題・前回の宿題・資料・出席者・会場・記録担当 を事前に確認しておくと、 当日の会議を進めやすくなります。
上のチェックリストでは、 未確認・準備済み・不要を切り替え、 未確認だけの表示、端末保存、A4印刷までできます。