初めて自治会の書記になった方へ
書記ロードマップ
会議の準備・記録・議事録・案内文・資料整理から、 次年度への引き継ぎまで順番に確認できます。
まず10分で、この3つだけ確認
過去の議事録・案内文などが どこにあるか確認します。
開催予定と、記録する必要がある内容を確認します。
完成した文書をどこへ保存するか確認します。
今の状況を選んでください
押すと、その時期に確認したいSTEPへ移動します。
書記の仕事を順番に確認
書き方を丸写しせず、 自治会でどんな記録を残してきたか確認します。
必要な文書の種類や配布方法を把握します。
紙・データそれぞれ、 次年度にも分かる状態を確認します。
誰に、何を、いつまでに伝えるか整理します。
確認済みの日程・会場・議題だけを使います。
日付・場所・固有名詞・期限などを見直します。
配布範囲と必要性を考えて確認します。
後から探せるファイル名や保管場所にします。
前年から変更した点があれば、 理由と一緒に残します。
次年度に対応が必要な作業を残します。
保管場所・文書の種類・未完了事項を伝えます。
次年度へ残す必要がない情報は適切に扱います。
文書を作る前の6つの確認
誰へ伝える文書か
一番伝えたい内容は何か
読むだけか、回答が必要か
期限があるか
必要な場合だけ入れる
不要な情報が入っていないか
こんなときは止まって確認
- 会議で本当に決まったのか分からない
- 数字・日付・場所などに自信がない
- 誰の発言か記録する必要があるか分からない
- 強い表現や義務のような表現を入れようとしている
- 個人名・電話番号などを掲載してよいか分からない