候補日と役員名を登録し、 一人ずつ参加可否を入力すると、 候補日ごとの○・△・×を自動集計します。
- 役員名を登録
- 候補日を複数登録
- 各候補日に○・△・×を入力
- 候補日ごとの人数を自動集計
- ○が最も多い候補日を表示
- 端末保存・CSV・A4印刷
自治会役員会の日程調整はいつする？
定例日が決まっていない自治会では、 役員の予定を確認して開催日を決める必要があります。
LINEや電話で一人ずつ予定を確認すると、 「誰がどの日なら参加できるのか」 が分からなくなりやすいため、 候補日ごとにまとめて確認すると整理しやすくなります。
候補日は2〜4日程度から始める
候補日が多すぎると、 回答する側も確認する側も分かりにくくなります。
まず2〜4日程度の候補を出し、 参加できる日を確認する方法があります。
○・△・×の意味を共有する
人によって「△」の意味が違うと、 集計しても判断しにくくなります。
たとえば、
- ○：参加できる
- △：予定を調整できれば参加できる
- ×：参加できない
のように最初に決めます。
必要な役員が参加できるか確認する
単純に参加人数が一番多い日でも、 重要な議題を説明する担当者が欠席では会議を進めにくい場合があります。
人数とあわせて、 その日に誰が参加できるかを確認します。
開始時刻も候補ごとに変えられる
同じ日でも、 18時なら難しいが19時なら参加できる、 という場合があります。
必要なら同じ日付で開始時刻を変えた候補を複数登録できます。
開催日が決まったら案内を出す
日程調整で開催日が決まったら、 日時・場所・議題を役員へ知らせます。
会議後の仕事も忘れず確認する
役員会では、 次回までに誰かが対応する仕事が決まることがあります。
決定事項には、 担当者と期限を付けておくと確認しやすくなります。
議事録も残す
役員会終了後は、 決まったことや次に確認することを議事録へ残します。
よくある質問
Q. △は何人として数えますか？
このツールでは、 ○と△を分けて表示します。 △を○と同じ人数として扱う自動判定はしません。
Q. 一番○が多い日を自動で開催日にしていいですか？
最終的には、 必要な役員が参加できるか、 会場が使えるかなども確認してください。
Q. 同じ日に違う時刻を登録できますか？
はい。 18時と19時など、別の候補として登録できます。
Q. スマホでも使えますか？
はい。 横長の表ではなく候補日ごとのカードで表示するため、 スマホでも○・△・×を入力できます。
まとめ
自治会役員会の日程調整では、 候補日ごとに誰が参加できるか を整理すると開催日を決めやすくなります。
上のツールでは、 役員名と候補日を登録し、 ○・△・×の回答を候補日ごとに自動集計できます。