自治会の決定事項・やること管理表｜担当者・期限・進捗を無料管理

決定事項・やること管理表とは？

自治会の総会や役員会で決まったあと、 実際に行動が必要なものを管理する表です。

たとえば、

• 業者へ見積もりを依頼する
• 会場を予約する
• 回覧文を作る
• 備品を購入する
• 行政へ確認する
• 次回役員会までに案をまとめる

議事録とは役割が違う

議事録は、 会議で話し合った内容や決定事項を記録するものです。

この管理表は、 その中から 会議後に実際に行動が必要なものだけ を抜き出し、 担当者・期限・進捗を管理します。

やることは具体的に書く

「防災について検討する」だけでは、 次に何をすればいいか分かりにくくなります。

たとえば、

• 防災用品3社の見積もりを取る
• 集会所の空き日を確認する
• 清掃案内文を作成する

のように、 次の行動が分かる形にします。

担当者を決める

「役員で対応」 「みんなで確認」 だけでは、 結果的に誰も動かないことがあります。

複数人で行う場合でも、 最初に動く人や取りまとめる人が分かるようにします。

期限を入れる

急ぎでない仕事でも、 「次回役員会まで」 「○月○日まで」 などの目安を決めておくと確認しやすくなります。

このツールでは、 期限を過ぎても完了していない仕事を赤色で表示します。

未着手・対応中・完了で管理する

管理を細かくしすぎると、 管理そのものが負担になります。

基本は、

• 未着手
• 対応中
• 完了

の3段階で十分です。

次の役員会前に確認する

次回の役員会前に、 前回決まった仕事がどうなったか確認します。

特に、

• 期限を過ぎたもの
• 対応中のまま止まっているもの
• 担当者が変わったもの

を確認すると、 会議での確認時間を短くしやすくなります。

完了した仕事もすぐ消さない

完了した仕事をすぐ削除すると、 「誰が何をしたのか」 が後から分からなくなることがあります。

しばらく完了欄に残し、 必要に応じてCSVで保存してから整理します。

引き継ぎにも使える

年度末に対応中の仕事が残っている場合は、 次の役員へ引き継ぎます。

よくある質問

Q. 議事録に担当者と期限を書けば、この表はいりませんか？

少ない件数なら議事録だけで管理できる場合もあります。 複数の仕事が並行して動く場合は、 やることだけを一覧にした方が確認しやすくなります。

Q. 期限が決まっていない仕事も登録できますか？

はい。 期限を空欄のまま登録できます。

Q. 担当者を複数人にできますか？

はい。 「山田・佐藤」のように入力できます。

Q. スマホでも使えますか？

はい。 スマホでは未着手・対応中・完了の3つが縦に並びます。

まとめ

自治会の会議では、 「何が決まったか」だけでなく「その後誰が動くか」 まで決めることが大切です。

上の管理表では、 やること・担当者・期限を登録し、 未着手・対応中・完了の状態を確認できます。