自治会館・集会所の利用申込書｜日時・目的・人数を入れて無料作成

自治会館の利用申込書に入れたい項目

• 利用者・団体名
• 連絡先
• 利用日
• 開始・終了時間
• 利用目的
• 利用予定人数
• 使用する設備・備品
• 鍵の受け渡し方法
• 使用料

予約が重ならないようにする

自治会館を複数の班や団体が利用する場合は、 申込書だけでなく、予約日を一覧で管理しておくと 二重予約を防ぎやすくなります。

受付担当者が決まっている場合は、 申込書を受け取った時点で利用日を確認し、 予約済みとして記録します。

利用時間は準備・片付けも含めて確認する

会議が午後7時から8時まででも、 準備や片付けを含めると実際の利用時間は長くなる場合があります。

次の利用者と重ならないように、 必要であれば準備開始・完全退出までを利用時間として管理します。

備品を貸し出す場合

机、椅子、マイク、プロジェクターなどを使用する場合は、 申込時に使用予定を書いておくと準備しやすくなります。

利用後には数量や破損がないか確認し、 元の保管場所へ戻します。

鍵の受け渡し方法を決める

「誰が鍵を持っているか分からない」 という状態を避けるため、 受取場所・返却場所・期限を決めておきます。

鍵を複数作っている場合は、 何本あるのかも引き継ぎ時に確認します。

利用後チェックを付ける理由

自治会館は複数の人が利用するため、 前の利用者がエアコンや照明を消し忘れたり、 机や椅子を戻していなかったりすると、 次の利用者や管理担当者が困ります。

上の「利用後チェック」を使えば、 スマホで6項目を確認しながら退出できます。

利用ルールを簡単にまとめておく

自治会館をよく貸し出す自治会では、 申込書とは別に簡単な利用ルールを用意すると便利です。

• 利用可能時間
• 使用料
• 飲食の可否
• 火気使用の可否
• ごみの処理方法
• 清掃方法
• 鍵の受け渡し
• 破損時の連絡先

役員交代時には施設も引き継ぐ

自治会館の管理担当が替わるときは、 鍵だけでなく、予約方法、使用料、備品、業者連絡先なども引き継ぎます。

よくある質問

Q. 自治会館の使用料はいくらにすればいいですか？

全国共通の金額はありません。 自治会の規約やこれまでの運用、光熱費などを確認して決めます。

Q. 自治会員以外にも貸していいですか？

自治会館の所有・管理方法や自治会のルールによります。 利用対象者をあらかじめ決めておくとトラブルを減らせます。

Q. 申込書は必ず紙で必要ですか？

必ず紙でなければならないという全国共通ルールではありません。 自治会内で予約内容を確認できる方法を決めてください。

Q. スマホでも作れますか？

はい。 申込内容をスマホで入力すると、 右側の完成イメージが更新されます。 スマホでは入力欄と申込書が縦に並びます。

まとめ

自治会館・集会所の利用では、 誰が・いつ・何の目的で・何人で使うのか を確認できるようにします。

さらに、 清掃・消灯・施錠・鍵返却まで確認できるようにすると、 施設管理の引き継ぎもしやすくなります。

上のツールでは、 利用申込書の作成・Word保存・A4印刷と、 利用後チェックまで1ページで行えます。