書記就任時チェックリスト｜自治会・町内会の議事録・会議・文書整理

1. 過去の文書と引き継ぎを確認

過去の議事録がどこにあるか確認する

前年度の会議や総会で、どの程度の内容を記録していたか確認します。

過去の案内文・回覧文を確認する

以前使った文書の種類や形式を確認します。

未完了の文書・作業がないか確認する

前任者が作成途中の文書や、まだ配布していない案内がないか確認します。

次の会議・役員会の日程を確認する

直近の会議から先に確認します。

会議で何を記録するか確認する

議題、決定事項、継続事項、担当者、期限など、必要な記録内容を確認します。

会議後の確認者・共有先を確認する

作成した議事録を誰が確認し、どこへ共有するのか確認します。

自治会で使っている議事録の形式を確認する

決まった様式がある場合は、まずその形式を確認します。

決定事項と未決定事項を分けて記録する

会話をすべて書くのではなく、何が決まり、何が継続になったかを整理します。

日付・数字・固有名詞を確認してから確定する

不確かな内容を推測で補わず、必要な確認をしてから完成させます。

回覧・案内文を誰が作るか確認する

書記がすべての文書を作るとは限りません。担当範囲を確認します。

完成した文書の保存場所を確認する

紙・パソコン・共有フォルダなど、正式な保存場所を確認します。

不要な個人情報を文書に残さない

氏名・住所・電話番号など、本当に必要な情報だけを扱うよう確認します。

使用した文書を整理して残す

次年度の書記が参考にできる議事録や案内文を整理します。

作成途中・未完了の文書を整理する

次年度に続く作業がある場合は、現在の状況と次にすることを残します。

文書の保存場所と作り方を次の書記へ伝える

ファイルの場所、使用している様式、確認先などを引き継ぎます。