規約、役員分担、前任者資料などから、 自分が担当する範囲を確認します。

年間予定、訓練資料、備品一覧、 連絡方法などを確認します。

ハザード情報、避難場所、防災計画など、 自治体が公開している最新情報を確認します。

どこに何があるか、 鍵や管理方法も含めて把握します。

会長・役員・班長など、 誰から誰へ連絡するかを確認します。

防災訓練、点検、自治体行事など、 年間で予定されている内容を整理します。

数量だけでなく、 使用期限や破損の有無なども確認します。

現在の役員体制で実際に連絡できる状態か確認します。

防災目的で住民情報を扱う場合も、 必要以上の個人情報を集めたり共有したりしないよう、 自治体の案内や自治会内のルールを確認します。

避難場所、工事、道路状況など、 防災に関係する情報が変わっていないか確認します。

「毎年やっているから」ではなく、 何を確認する訓練なのかを役員間で共有します。

受付、誘導、備品、連絡など、 誰が何をするか事前に整理します。

日時・場所・持ち物・注意事項など、 未確定情報を載せないよう確認します。

当日になって使えないことがないよう、 必要なものを事前に確認します。

訓練、点検、購入した備品などを整理します。

未購入の備品、未確認の事項、 次年度へ持ち越す内容を残します。

パスワードなどの秘密情報そのものではなく、 安全な確認方法や保管場所を整理します。

今年困ったことや、 次回変えた方がよいことを簡潔に残します。