年間予定表や総会資料などから、開催予定の行事を一覧で確認します。

案内文、参加人数、予算、購入品、当日の流れ、反省点などを確認します。

会長、会計、班長・組長など、他の役員との役割分担を確認します。

予約が必要な場合は、予約状況や施設の利用条件も確認します。

人手不足、準備負担、参加者数、安全面など、前年に困ったことを確認します。

前年どおり実施するだけでなく、今年も同じ内容が必要か確認します。

会計担当と相談し、予算の範囲や支払い方法を確認します。

会場、公園、道路、設備などを使う場合は、管理者や自治体等の公式案内を確認します。

日時、場所、対象者、持ち物、申込方法など、確定した情報を整理します。

受付、設営、進行、片付けなどを分担し、一部の人に仕事を集中させないよう確認します。

変更がある場合は、関係する役員や参加者へ共有します。

当日使用する物品がそろっているか、使用できる状態か確認します。

屋外行事などでは、最新の気象情報や施設側の案内を確認し、無理な開催を避けます。

時間変更、担当変更、問題点など、次回に役立つ内容を簡単に残します。

領収書や支払い内容を整理し、自治会内の会計ルールに沿って渡します。

来年も続けたいことと、改善した方がよいことを分けて残します。

案内文、当日の流れ、購入品、会場情報など、次の担当者が使える資料を整理します。

負担が大きすぎる行事や、現在の地域に合わなくなった作業がないか役員間で確認します。