世帯名を登録して順番を並べ、 回覧済みの確認・保存・CSV出力・A4印刷までできます。
- 回覧する世帯を登録
- ↑↓で順番を入れ替え
- 回覧済みをチェック
- 途中状態を端末に保存
- 回覧順をCSV保存
- A4の回覧順番表を印刷
回覧板の順番表を作るメリット
回覧板が止まったとき、 「今どこにあるのか分からない」 という問題が起きやすくなります。
回覧順を決めておけば、 前後の世帯が分かるため確認しやすくなります。
順番は近い家同士でつなぐ
回覧板は、 できるだけ移動距離が短くなる順番にすると回しやすくなります。
道路を何度も横断する、 離れた家を行き来する、といった順番は避けると負担を減らせます。
最初と最後を明確にする
誰から始めて、 最後に誰が班長・組長へ戻すのかを決めておきます。
印刷した順番表を回覧板の表紙や袋に入れておくと、 次に回す相手を確認しやすくなります。
回覧が止まったときの確認方法
数日たっても戻ってこない場合は、 順番表を見ながら直前の世帯から確認します。
最初から全世帯へ電話するより、 最後に確認できた位置から追った方が早く見つけられます。
長期不在の世帯がある場合
入院、長期旅行、空き家などで一定期間回せない世帯がある場合は、 自治会内の運用に応じて一時的に飛ばす方法があります。
「必ず全世帯を同じ順番で回す」 と固定すると、そこで回覧が止まる原因になります。
高齢者への負担も確認する
階段や坂道が多い地域では、 回覧板を届けること自体が負担になる場合があります。
世帯の事情を聞きながら、 隣接世帯へ渡しやすい順番に調整します。
回覧順番表と名簿は分けて考える
回覧順番表は、 回覧板を次に誰へ渡すか確認するためのものです。
住所、電話番号、家族構成などを集めた自治会名簿とは、 利用目的が異なります。
班長・組長が交代するとき
班長・組長が交代するときは、 現在使っている順番表も引き継ぎます。
新年度の最初に、 転居や新規加入がないか確認して更新すると安心です。
よくある質問
Q. 回覧順は住所順でないといけませんか？
全国共通で住所順にする決まりはありません。 地域内で回しやすい順番を決めます。
Q. 回覧板を飛ばしてほしいと言われたら？
長期不在など事情がある場合は、 自治会内で対応方法を確認します。 必要な情報が本人へ届かなくならないよう注意してください。
Q. 電話番号も順番表へ載せた方が便利では？
便利でも、回覧順の確認だけなら電話番号が不要な場合があります。 個人情報は目的に必要な範囲へ絞るのが基本です。
Q. LINEだけで回覧してもいいですか？
自治会の運用によります。 スマートフォンを利用しない世帯もあるため、 紙・LINE・掲示などを組み合わせる自治会もあります。
まとめ
自治会の回覧順番表では、 誰から誰へ渡すか、最後に誰へ戻すか が分かる状態にしておくことが大切です。
上のツールでは、 世帯追加、順番変更、回覧済みチェック、保存、CSV出力、A4印刷まで行えます。