初めて自治会総会を担当する方へ
「自治会総会は何から準備する？」 「当日はどんな順番で進める？」 「司会と議長は何が違う？」 と迷う方へ、総会前から終了後までを順番に整理します。
最初に覚えておきたいのは、 「総会前の準備」と「総会当日の進行」は別 ということです。
規約確認は総会当日に始めるものではなく、 総会を開く前に済ませておく準備です。
- 総会前：規約確認 → 議案・資料準備 → 開催通知
- 当日開会前：会場準備 → 受付 → 出席者数・委任状等の集計
- 開会後：開会 → 会長挨拶 → 議長選出 → 成立確認 → 議案審議 → 採決 → 閉会
- 定足数・委任状・議決方法は自治会規約を確認します。
- 実際に使う司会台本は、専用メーカーで作成できます。
総会前に規約と議案を確認し、 当日は出席人数等を集計してから開会します。 開会後は規約に沿って議長選出・成立確認・議案審議・採決を進めます。
総会前から終了後まで、やることを順番に確認できます。
定足数・委任状・議長選出・議決方法・議事録署名人などは自治会ごとに異なります。 このチェックは作業漏れ防止用です。
自治会名・年度・出席人数・委任状数・成立要件・議案などを入力すると、 開会から閉会までの司会進行台本を作成できます。
- 開会から閉会までの台本を自動作成
- 議案を複数入力可能
- 全文コピー
- 印刷
- Word保存
- 端末内保存
まず「総会前」と「当日」を分ける
- 自治会規約を確認する
- 定足数・議決方法を確認する
- 議案を整理する
- 総会資料を作る
- 開催通知を出す
- 委任状・書面表決等を案内する
- 当日の役割分担を確認する
- 会場を準備する
- 受付・出席確認をする
- 開会する
- 議長を選出する
- 総会成立を確認する
- 議案を審議・採決する
- 閉会する
総会前｜最初に自治会規約を確認する
自治体が公開する自治会運営資料でも、 総会の開催準備では 「規約の再確認」 が重要な確認項目として示されています。
特に次の項目を確認します。
規約で確認する項目
- 総会を開くために必要な定足数
- 委任状をどう扱うか
- 書面表決を認めているか
- 議長をどのように選ぶか
- 議決に必要な賛成数・割合
- 規約改正など特別な議決要件があるか
- 議事録署名人が必要か
- 開催通知の方法や期限
総会前｜議案・資料・開催通知を準備する
規約を確認したら、 役員会などで総会の内容を整理します。
- 総会の日程・会場
- 事業報告
- 決算報告
- 監査報告
- 事業計画
- 予算案
- 役員改選
- 規約改正などの議案
議案を整理したら総会資料と開催通知を作成し、 自治会のルールに沿って会員へ案内します。
総会開催案内メーカーを使う →
総会当日｜開会前に受付と出席確認
当日は、いきなり開会するのではなく、 最初に会場準備と受付を行います。
自治会総会を欠席するときの確認ポイント →
総会開始後の基本的な流れ
自治会ごとに細かな順番は異なりますが、 一般的には次のような流れで進めます。
司会・会長・議長・書記の役割
| 役割 | 主な担当例 |
|---|---|
| 司会 | 開会、会長挨拶への案内、議長選出までの進行、 閉会案内など。 |
| 会長 | 挨拶、事業報告、方針説明など。 |
| 議長 | 議事進行、質疑、採決、結果確認など。 |
| 書記 | 出席状況、質問、採決結果、決定事項などの記録。 |
| 会計 | 決算・予算などの会計関係議案の説明。 |
司会進行の短いセリフ例
ここでは総会の進め方を理解するために、 各場面の短い例だけ紹介します。
開会から閉会まで連続した実用台本が必要な場合は、 専用の台本メーカーを使ってください。
ただいまから、令和○年度○○自治会定期総会を開会いたします。
議案審議の進め方
総会成立を確認したら、 総会資料に記載した議案を順番に審議します。
- 議案名を確認する
- 担当者が内容を説明する
- 質問・意見を受ける
- 採決する
- 結果を確認する
採決するときの注意点
採決方法は、 挙手・投票など自治会によって異なります。
重要なのは、 「賛成が多そうだった」という感覚ではなく、 規約に定められた議決要件で判断すること です。
総会後にすること
- 採決結果を確認する
- 決定事項を整理する
- 継続検討事項を分ける
- 議事録を作成する
- 必要な署名・確認を行う
- 会員へ結果を周知する
- 決まった仕事を担当者へ引き継ぐ
自治会総会の議事録の書き方を見る →
総会議事録メーカーを使う →
よくある質問
Q. 規約確認は総会当日にするのですか？
いいえ。 規約は総会前の準備段階で確認します。 定足数、委任状、議長選出、議決方法などを確認したうえで、 総会を準備します。
Q. 出席確認と総会成立確認は同じですか？
分けて考えると分かりやすくなります。 開会前に出席者数等を集計し、 総会開始後にその人数をもとに規約上の定足数を満たしているか正式に確認します。
Q. 司会と議長は同じ役割ですか？
同じ役割ではありません。 一般に司会は総会全体の場面をつなぎ、 議長は議案審議・質疑・採決などの議事を進めます。 実際の役割分担は自治会規約や運用を確認してください。
Q. 総会は何人集まれば成立しますか？
全国一律ではありません。 自治会規約に定められた定足数を確認してください。 委任状や書面表決をどう扱うかについても規約を確認します。
Q. 総会の司会台本はどこで作れますか？
当サイトの 自治会総会 司会進行台本メーカー で作成できます。 自治会名、年度、人数、議案などを入力し、 完成した台本をコピー・印刷・Word保存できます。
まとめ
自治会総会では、 「総会前の準備」と「当日の進行」を混ぜないこと が大切です。
総会前は、 規約確認 → 議案・資料準備 → 開催通知 の順に準備します。
当日は、 受付・出席確認 → 開会 → 議長選出 → 成立確認 → 議案審議 → 採決 → 閉会 を基本に、 自治会の規約に合わせて進めます。
そして実際に総会で読む司会台本が必要になったら、 記事から文章をつなぎ合わせるのではなく、 専用の台本メーカーで作成してください。
自治体が公開している自治会活動ハンドブックや総会運営資料などを確認し、 全国向けの記事として構成しています。
総会の成立要件、 定足数、 委任状、 採決方法、 議長選出、 議事録署名人などは自治会ごとに異なります。 実際に使用する際は、 自分の自治会の規約・会則・総会資料を優先してください。