年間予定表や総会資料などから、 開催予定の行事を一覧で把握します。

案内文、参加人数、予算、購入品、 当日の流れ、反省点などを確認します。

行事担当だけでなく、 会長・会計・班長などとの役割分担を確認します。

予約が必要な会場の場合は、 予約状況や利用条件も確認します。

人手不足、準備負担、参加者減少など、 前回困ったことが残されていないか確認します。

前年どおり実施するだけでなく、 今年も同じ内容が必要か確認します。

会計担当と相談し、 予算の範囲や支払い方法を確認します。

会場、道路、公園、設備などを使用する場合は、 管理者や自治体等の公式案内を確認します。

日時、場所、対象者、持ち物、申込方法など、 必要な情報を整理します。

受付、設営、進行、片付けなどを分担し、 一部の人に仕事が集中しないようにします。

変更がある場合は、 関係する役員や参加者へ共有します。

当日使用する物品がそろっているか、 使用できる状態か確認します。

屋外行事などでは、 最新の気象情報や施設側の案内を確認し、 無理な開催を避けます。

時間変更、担当変更、問題点など、 次回に役立つ内容を簡単に残します。

領収書や支払い内容を整理し、 自治会内の会計ルールに沿って渡します。

来年も続けたいことと、 改善した方がよいことを分けて残します。

案内文、当日の流れ、購入品、 会場情報などをまとめます。

負担が大きすぎる行事や、 現在の地域に合わなくなった作業がないか確認します。